Privacyverklaring Waai Strategisch Adviesbureau

Als je een dienst bij Waai afneemt of met ons samenwerkt, dan hebben we persoonsgegevens van jou nodig. Niet omdat we een onstilbare honger naar data hebben maar gewoon om ons werk zo goed mogelijk uit te voeren. Uiteraard gaan we zorgvuldig met jouw gegevens om. In deze verklaring kun je lezen welke gegevens we van je verzamelen en wat we ermee doen.

Onze diensten

Waai levert strategisch advies aan publieke, semi-publieke en private organisaties. Om deze diensten uit te voeren verzamelen we persoonsgegevens van mensen waar we direct of indirect zaken mee doen (zoals klanten). We verzamelen ook gegevens van mensen die verbonden zijn met organisaties waar we in de toekomst (direct of indirect) zaken mee willen doen. Deze verzamelen wij voor acquisitiedoeleinden. Tot slot verzamelen we gegevens van mensen die verbonden zijn aan bedrijven waarmee we in het verleden zaken hebben gedaan, zoals voormalige klanten.

Waarvoor verzamelen we je persoonsgegevens?

• We verzamelen persoonsgegevens niet zomaar, dit doen we altijd met een reden. Deze redenen zijn als volgt:

• Uitvoering overeenkomst: Als je zaken met ons doet is het wel zo makkelijk als we je kunnen bellen, mailen, bezoeken of een pakketje kunnen sturen. Aangezien we geen fotografisch geheugen hebben verzamelen en bewaren we persoonsgegevens. Indien nodig bewaren we ook betaalgegevens voor het afhandelen van facturen.

• Communicatie en klantenservice: Bij Waai ben jij als klant of zakenpartner geen nummertje, we bieden graag een persoonlijke service. Daarnaast vinden we het leuk om onze relaties zo af en toe te verrassen (bijvoorbeeld met een chocoladereep op je verjaardag). Hiervoor bewaren wij (naast contactgegevens) dus ook andere gegevens die je met ons deelt. Dit kan je geboortedatum zijn maar bijvoorbeeld ook persoonlijk informatie zoals je lifestyle en interesses.

• Marketing en acquisitie: We houden niet van stilzitten; we zijn constant op zoek naar nieuwe klanten. In onze benadering (bijvoorbeeld e-mail) zijn we graag iets persoonlijker dan “geachte, heer, mevrouw”. Om deze persoonlijke benadering te kunnen realiseren verzamelen we gegevens over onze prospects.

• Wettelijke verplichting: Bij wet zijn we verplicht om betalingsgegevens, zoals facturen, te bewaren. Op deze facturen kunnen persoonlijke gegevens staan.

Welke gegevens verzamelen wij?

Voor het uitvoeren van opdrachten en diensten verzamelen we de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam

• Geslacht

• Werkadres

• (mobiel) Telefoonnummer

• Emailadres

• Factuur- en betaalgegevens, zoals bankrekeningnummer

• Zakelijke functie

• Bedrijfsnaam

Zoals hierboven aangeven verzamelen we soms ook andere persoonlijke gegevens. In de praktijk komt dit erop neer dat we af en toe dingen in ons klantenbestand onder jouw naam toevoegen. Dit zijn voornamelijk dingen die je ons vertelt zodat we het niet vergeten. Dit kan zo simpel zijn als je koffie voorkeuren (twee klontjes suiker en een wolkje melk) maar bijvoorbeeld ook waar en hoe we je hebben leren kennen.

Wettelijke grondslag voor gegevensverwerking

• We zijn wettelijk verplicht de grondslagen (redenen) te noemen waarvoor we jouw gegevens verwerken. Deze grondslagen zijn als volgt:

• Uitvoer van de overeenkomst, zoals het leveren van onze diensten.

• Gerechtvaardigd bedrijfsbelang, zoals marketing en acquisitie.

• Wettelijke verplichting, zoals het bewaren van facturen en andere betalingsgegevens.

• Toestemming, als jij ons toestemming geeft om jouw gegevens te delen met een commerciële partij.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens uitsluitend zolang deze nodig zijn voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld of zolang dit wettelijk is vereist. Je gegevens kunnen alleen worden geraadpleegd door medewerkers die hier vanuit hun functie toegang toe hebben. Uiteraard hebben al onze medewerkers geheimhoudplicht.

Welke cookies gebruiken we?

We verzamelen cookies om je een betere website aan te kunnen bieden… zegt elke website ever. Eerlijk gezegd doen we het vooral voor onszelf. Wij willen graag weten hoeveel mensen maandelijks onze website bezoeken en via welke link de bezoekers naar onze website kwamen. Meer doen we niet met cookies. Echt waar. Voor meer informatie zie ons cookiebeleid.

Hoe beveiligen we onze digitale gegevens?

Al onze data houders en clouddiensten waar persoonsgegevens opstaan maken gebruik van geavanceerde encryptie algoritmes zoals bijvoorbeeld XTS-AES 128. De toegang is beveiligd met strenge wachtwoorden die regelmatig worden vervangen.

Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

• Jouw gegevens delen we alleen met anderen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, met jouw toestemming of vanwege een wettelijke verplichting. We delen jouw gegevens met de volgende partijen:

• Producenten en leveranciers: Voor de uitvoer van een opdracht werken we geregeld samen met externe partijen, zoals bijvoorbeeld een designer, onderzoeksbureau of productiebedrijf. Met hen delen we gegevens indien dit relevant is voor de uitvoer van een opdracht of levering van een dienst.

• Business software bedrijven: Om onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren en processen te managen maken we gebruik van apps en software pakketten die gegevens opslaan, zoals bijvoorbeeld contactgegevens in de cloud van Apple, Google Apps en Microsoft Office. We werken zoveel mogelijk met bedrijven die binnen de EU zijn gevestigd, maar dit is niet altijd praktisch of haalbaar.

• Financiële dienstverleners: Onze financiële boekhouding, zoals de verwerking van facturen, innen van betalingen en andere financiële activiteiten besteden we uit aan externen, zoals een boekhoudkantoor.

• Commerciële partijen: We delen alleen gegevens met hen in het geval dat jij ons uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven. Bijvoorbeeld als we jou willen introduceren aan een ondernemer in ons netwerk.

• Overheidsinstanties voor de uitvoering van rechtshandhaving: Als we worden verzocht gegevens te delen in het kader van rechtshandhaving, bijvoorbeeld in onderzoek naar illegale activiteiten.

Toegang en beheer van je persoonsgegevens

Wil je je eigen gegevens inkijken, iets wijzigen, of laten verwijderen? Geen probleem. Stuur een email naar yme@waai.nl, dan helpen wij je graag verder.

Klachten

Als je een klacht hebt kun je contact opnemen met ons via yme@waai.nl We lossen het probleem graag met je op. Indien je het gevoel hebt dat we je klacht niet voldoende hebben geadresseerd heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de autoriteit persoonsgegevens. Dat kan via je de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Wie zijn wij?

Waai Strategisch Adviesbureau is de handelsnaam van Waai Innovation Partners VoF gevestigd in Noordwijk, Beethovenweg 21, 2202 AG en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72813741. Voor vragen of verdere informatie kan contact worden opgenomen met Yme Gorter, bereikbaar via yme@waai.nl of telefonisch via +31(0)71-512340101.

Cookiebeleid

We maken op onze site (www.waai.nl) gebruik van cookies. Deze gebruiken we om inzicht te krijgen in ons website gebruik. Net zoals we je in het echt geen cookies in je mond zouden proppen, doen we dat online ook niet. We vragen altijd je toestemming om de cookie te plaatsen. Hiervoor gebruiken we een cookiebanner (dit is de strook die onderaan onze homepage verschijnt).

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden (je zou kunnen zeggen, byte-sized) die door websites kunnen worden gebruikt om gebruikerservaringen efficiënter te maken en bijvoorbeeld informatie te verzamelen over bezoekers. Volgens de wet mogen wij cookies op jouw apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor het gebruik van de site. Voor alle andere soorten cookies hebben we jouw toestemming nodig.

Welke cookies gebruiken we?

Als je op www.waai.nl komt krijg je van ons één cookie om je bezoek te registreren. Niet een heel bord, ééntje. Dit is een cookie van Google Analytics.

Waarvoor dient de cookie

Met deze cookie houden we bij hoeveel unieke paginabezoeken we krijgen en waar de bezoekers vandaan komen (bijv. doorverwezen via een andere website) en welke browser of apparaat ze gebruiken. De data wordt zo goed mogelijk geanonimiseerd (we weten bijvoorbeeld niet je IP-adres). We verstrekken geen gegevens aan derden. Ook hebben we Google geen toestemming gegeven om de Google-analytics data te gebruiken voor andere diensten van Google.

Geen trek in cookies?

Je kunt de cookie gemakkelijk met de cookie knop uit of aanzetten. Dit heeft verder geen invloed op de functionaliteit van de website.

Wie verwerkt de cookies?

Waai Strategisch Adviesbureau gevestigd in Noordwijk, Beethovenweg 21, 2202 AG en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72813741. Voor verdere vragen over onze cookies en privacybeleid kan contact worden opgenomen met Yme Gorter, bereikbaar via yme@waai.nl of telefonisch via +31(0)71-512340101.